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1 项目采购管理的重要性

采购( procurement) 意味着从外界来源获得商品或者服务。

许多组织通过外包以达到如下目的:

·降低固定成本和经常性费用。

·可以使客户公司能够专心于其核心业务。

·获得技术和技能。

·提供灵活性。

·提升责任度。

 
 

项目采购管理( project procurement management) 包括为项目从项目执行组织的外部获取货物或者服务的过程。

在某种合同条,某个组织既可以是某项产品或者服务的买方,也可以是卖方。

 
 

 
 

对于项目的采购管理,有6 项主要的过程:

(1) 计划采购及获取 (planning purchases and acquisitíons) 。

(2) 筹划招标 (planning contracting) 。

该阶段的产出包括采购文件,比如 RFP (需求建议书)、评价标准,以及对合同工作说明的更新。

(3) 要求卖方回应 (requesting seller responses) 。它包括从供应者那里获得恰当的信息、报价、标书、供应以及提案。

(4) 选择卖方 (selecting sellers) 。它包括通过评价潜在的供应商以及对合同进行谈判和协商,从而在其中进行选择。

(5) 管理合同 (administering the contract) 。它涉及与已选供应商的关系管理。

(6) 终结合同( closing the contract) 。它涉及合同的完成和处置,包括未清条款的解决。该阶段的产出是合同履行,以及组织过程资产的更新。

 
 

 
 

 
 

2 计划采购及获取

2.1 计划采购及获取的工具和技巧

1. 采购或者自制分析

作为一个常见的管理技术,采购或者自制分析用来决定一个组织应该自己生产某个产品、提供某项服务,还是应该从外部组织购买这些物品.

2. 专家判断

企业内部和企业外部的专家都可以对某项采购和获取计划提供出色的建议。

3. 合同类型

合同类型是一个重要的要考虑的方面。不同种类的合同应用于不同的环境之中。 个主要的类别

是:固定价格或者叫一次性付款的;成本补偿'性质的;时间与材料统筹的。

 
 

固定价格( fixed-price) 或者一次性付款合同 (lump-sum con acts) 是指对一个界定清晰的产品或

者有一个确定了的总额。在这种情况下,由于价格已经事先商定好了,购买者的风险比较低。供应商

通常在定价中加入了自己对风险的估计,但同时他们的出价也必须是有竞争力的。

 
 

固定价格加激励费用合同可以包含合约总价 (point of total assumption , PTA) ,是指承包商承

诺对超过合同成本 1 美元都要承担完全责任的成本点。承包商都不想达到合约总价,因为这对他们而

言会造成财务损失,所以对他们有防止超支的激励。 PTA 可以通过以下公式计算:


 
 

 
 

费用补偿合同 (cost-reimbursable contracts) 涉及向供应商支付直接的和间接的实际成本。

直接成本是指那些项目中直接与生产产品或者提供服务相关的实际成本。

间接成本是指那些在项目中与生产产品或者提供服务不直接相关的实际成本。

 
 

例如,付给直接为项目工作的员工的工资,

或者为某个项目购买的硬件和软件成本是直接成本;而那些用来提供电力供应的场所、自助餐厅等都

是间接成本。间接成本常常用直接成本的一个百分比来表示。费用补偿合同常常包含如下费用:如利

润率,达到或者超过项目某项特定目标的激励。这种合同一般应用于那些提供涉及新技术的产品和服

务的项目。在费用补偿合同中,相比固定费用合同而言,买家承担了更多的风险。

根据风险由低到高排列的几种费用补偿合同是: 成本加激励费用成本加固定费用成本加成

 
 



 
 


 
 


 
 

买方应该每天或者每个星期对其工作进行衡量,来决定是否继续使用这些顾问。在这样

的情况之下,在合同中就应该包含终止条款( tennination clause) 一-允许供应商或者买方终止合同的

条款。在某些合同之中,甚至允许买方单方面以任何理由终止合同,并且只要求给供应商 24 小时的通

知时限。但是对于供应商而言,最少要提前一周告知买方要终止合同,并且需要充足的理由。

 
 

 
 

 
 

2.2 采购管理计划


 
 

 
 

2.3 合同工作说明

工作说明 (statement of work, SOW) 是对采购所需的工作的描述。


 
 

.3 筹划招标

两个常见的采购文件的例子是需求建议书或建议请求书(RFP) 和报价请求书 (RFQ) 。

一份建议请求书 (request for proposal , RFP) 是一份用来请求未来的供应商提交提案的文件。

一份提案 (proposal)是由供应商准备的用来满足买方要求的不同的解决方案

 
 


 
 

4 请求供应商回应

5 选择供应商


 
 

6 管理合同

管理合同,或者合同管理,是保证供应商的执行结果满足合同的要求。

关键的是,项目经理和团队成员要注意建设性的变更要求。建设性变更指令( constructive change

orders) 是由具有真正有权的或明显得到授权的人作出的口头或书面的修改指示,可以被认为和书面变

更要求具有相同的效力。

 
 


 
 


 
 


 
 



 
 

 
 

 
 

 
 

 
 

 
 




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